Parapheurs électroniques
mise en place d’un parapheur électronique et de la signature électronique
L’accumulation de parapheurs en attente de signature ou de renvoi entre services n’est pas rare. Les allers-retours entre les services et la direction générale pour parfois une correction mineure entraîne une débauche d’énergie. Valoriser chaque instant de travail et réduire les dépenses de fonctionnement pour s’inscrire dans une optique durable est devenu une priorité. Le parapheur électronique permet un suivi personnalisé de chaque courrier dans tous les méandres hiérarchiques.
Lorsque le courrier est rédigé par le service concerné, celui-ci est automatiquement envoyé aux différents responsables via un circuit de validation prédéfini. Si des corrections doivent être apportées, elles pourront être transmises et réalisées dans l’immédiat, sans impression inutile. Un courrier dans un parapheur « classique » (validation et signature) peut être traité entre 3 et 5 jours (parfois plus), tandis que sous forme électronique ce délai peut être ramené à 1 ou 2 jours.
Un calcul simple : pour 10 000 courriers, 2 000 environ feront l’objet d’une correction + 1 000 qui feront l’objet de 3 corrections n’engendreront plus 5 000 impressions, soit 10 ramettes économisées (sans compter le temps gagné).